Chia sẻ, Mẹo văn phòng

Cách tổ chức hệ thống note hiệu quả cho nhiều project trên Google Workspace

Đăng vào bởi Tốt Nhất
Cách tổ chức hệ thống note hiệu quả cho nhiều project trên Google Workspace
13
Th6

Đây là một vấn đề rất thực tế, vì nhiều doanh nghiệp hay team đều gặp phải vấn đề này khi số lượng dự án và tài liệu tăng lên. Việc tổ chức hệ thống note/ghi chú/tài liệu hiệu quả trên Google Workspace (Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Keep, Google Sites…) sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm stress khi tìm kiếm và chia sẻ thông tin.

Dưới đây là gợi ý cách tổ chức hệ thống note cho nhiều project trên Google Workspace — phù hợp cho cả cá nhân và team:

1. Xây dựng cấu trúc thư mục rõ ràng trên Google Drive

  • Mỗi project là một thư mục chính Ví dụ: 
    /Projects
    /Project A
        /Marketing
        /Sales
        /Tech
        /Notes
    /Project B
        /Marketing
        /Sales
        /Tech
        /Notes
  • Trong mỗi project, chia nhỏ theo từng phòng ban/mảng (Marketing, Sale, Tech…) và có thư mục Notes riêng cho ghi chú tổng hợp.

2. Sử dụng Google Docs làm “Wiki” hoặc “Note tổng hợp” cho từng project

  • Tạo 1 file Google Doc chính trong thư mục “Notes” của từng project, đặt tên ví dụ: 00_PROJECT_A_Wiki
  • Trong file này, bạn đặt mục lục đầu trang, liên kết nhanh đến các section như: Marketing Notes, Sale Notes, Tech Notes…
  • Bổ sung các link nội bộ tới tài liệu liên quan trong Drive, hoặc đính kèm bảng Google Sheet nếu cần.

3. Sử dụng Google Keep cho ghi chú nhanh

  • Google Keep phù hợp cho ghi chú ý tưởng, TODO, reminder…
  • Gắn nhãn (label) cho từng project, ví dụ: Project A, Project B, sau đó filter cực nhanh.
  • Bạn có thể chèn note từ Keep vào Google Docs rất tiện.

person writing bucket list on book

4. Chuẩn hóa cách đặt tên file và folder

  • Quy ước đặt tên file/thư mục rõ ràng, dễ search. Ví dụ: 2025-07-MarketingPlan_ProjectA hoặc Tech_Spec_ProjectB_v1.2
  • Có thể thêm tiền tố (prefix) để file cùng loại nằm gần nhau, ví dụ: MK_, SL_, TC_, NOTE_…

5. Tận dụng Google Sites để làm “Dashboard” cho từng project (tùy nhu cầu)

  • Dễ dàng tạo website nội bộ, tổng hợp link tài liệu, note, tiến độ…
  • Team vào site là thấy tổng quan mọi thông tin của project, update nhanh.

6. Quy trình chia sẻ và phân quyền

  • Chia sẻ thư mục lớn theo từng project cho thành viên liên quan.
  • Với file Google Docs/Sheet dùng làm note, nên để chế độ “Comment” hoặc “Edit” cho team (tùy vai trò).

7. Search thông minh và gắn sao (Star) cho tài liệu hay dùng

  • Star các tài liệu/ghi chú quan trọng, dùng tính năng “Priority” của Google Drive để nổi bật file/project quan trọng.
  • Khi search nên dùng cú pháp như type:document projectA marketing để lọc nhanh.

8. Tham khảo thêm: Template & Automation

  • Có thể tạo template Google Docs cho từng loại ghi chú, báo cáo, biên bản…
  • Xài Google Apps Script hoặc Google Forms để tự động tổng hợp ghi chú/câu hỏi từ nhiều người (advanced).

Tóm tắt đề xuất tối ưu:

  • Mỗi project 1 thư mục riêng, chia nhỏ theo mảng (Marketing, Sale, Tech…)
  • Có 1 file Note tổng hợp (Wiki) cho mỗi project, gắn mục lục đầu trang
  • Dùng Google Keep cho ghi chú nhanh, filter theo label từng project
  • Chuẩn hóa đặt tên file/folder
  • Tận dụng Google Sites nếu cần “Dashboard”
  • Chia sẻ, phân quyền rõ ràng, search thông minh
Tốt Nhất